Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки

24.07.2020

Переход на электронные трудовые книжки осуществляется по строгому алгоритму.

• Шаг 1. Работодатель письменно уведомляет работников.
• Шаг 2. Работники пишут заявление о согласии или сохранении бумажного формата.
• Шаг 3. Отдел кадров начинает сдавать новый ежемесячный отчет в ПФР — СЗВ-ТД.

• Законодательные нормы

  Отдельного ФЗ об электронных трудовых книжках (ЭТК) нет. Их внедрение закреплено в ТК РФ. Это ст. 66.1, она регламентирует перевод сведений о деятельности работников в цифровую форму. Электронная трудовая книжка это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных ПФР. Для работодателя вводится обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях. В КоАП РФ закреплена ответственность за сроки и полноту данных о работе и стаже сотрудников.

  Пенсионный фонд РФ издал подробную инструкцию на своем сайте.

  Чем отличается от бумажной версии

  Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка 2020, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотреть данные можно в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя и распечатать сведения.

  Обязателен ли переход на цифровой формат

  Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто устраивается на работу впервые в 2021 году, оформят только ЭТК.

  Пошаговый алгоритм перехода

  Работодатель или кадровая служба должны уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Работнику надо определиться с видом учета и написать соответствующее заявление. Целесообразно выпустить приказ о переходе на электронные трудовые книжки, назначить ответственных, утвердить порядок перевода.

  Шаг 1. Уведомление работников

  Возможны индивидуальные разъяснения или единое информационное сообщение. Важно, чтобы уведомление о переходе на электронные трудовые книжки было письменным. Ознакомьте с ним всех сотрудников.

  

  Шаг 2. Написание работниками заявлений

  О том, как перейти на электронные трудовые книжки, работникам разрешено думать до конца 2020 года. Для удобства заранее подготовьте 2 варианта заявления и разошлите сотрудникам.

  

  

   

  Подготовка и переход на электронные трудовые книжки в 1С уже ведется, внедрены формы заявлений и отчет.

  Шаг 3. Проверка бумажных бланков

  Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения.

  Шаг 4. Подготовка к сдаче новой отчетности

  Впервые отчет отправили в феврале 2020. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2020 в них появится раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД.

  Идет постепенный переход на электронные трудовые книжки, последние новости содержат нерешенные вопросы: пока не ясно, сдавать ли отчет, если кадровых изменений не было.

  Если работники написали заявления о переходе на ЭТК или произошли кадровые передвижки, отчет обязателен.

  В 2020 году отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми передвижениями. В 2021 порядок изменится: после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.

  Шаг 5. Изменение внутренних кадровых документов

  Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.

  Тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажных книжек, в них нужно сделать запись — так, как рассказал Минтруд в Письме от 12.02.2020 N 14-2/В-150.

  

  Шаг 6. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

  С 01.06.2020 по 31.12 2020 сотрудник выбирает формат учета его деятельности: цифровой или бумажный. При сохранении бумажного варианта у него останется возможность перехода к ЭТК в будущем. Если выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен. Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в январе 2021 года. В Книге учета движения ТК делается запись:

   

  Выдана на руки на основании письменного заявления Синюковой Киры Александровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ).

  Как гражданин будет получать сведения о стаже

  Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В напечатанном виде их можно запросить:

  • в отделе кадров;
  • обратившись в ПФР;
  • в местном МФЦ.

  Плюсы и минусы нового формата

  Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

  • невозможно потерять или испортить документ;
  • легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
  • нельзя вносить изменения «задним числом».
  • Источник