Как защитить клиентскую базу от кражи и утечек

13.03.2024

Об утечках клиентской базы чаще всего говорят в двух случаях: когда есть угроза распространения персональных данных или информацию о клиентах крадут конкуренты. Сведения о клиентах, их контакты, предпочтения, истории заказов представляют ценность для любой компании, особенно для конкурента. Поэтому слив данных негативно отражается на бизнесе. Причина часто банальна, человеческий фактор.

К примеру, иногда сотрудник допускает утечку по неосторожности, либо он сам заинтересован в этом. Так, бывшие сотрудники уходят в фирмы-конкуренты и уносят с собой базы или самостоятельно создают компании, продолжая работать в нише и переманивают к себе прежних клиентов. Особенно такой вариант часто встречается в таких сферах, как консалтинг, маркетинг, оптовые продажи, услуги аутсорсинговых компаний, бьюти-индустрия, турбизнес.

Материал по теме: Как работать с персональными данными: разъясняет Корпорация МСП

Полностью застраховаться от кражи клиентской базы, конечно, невозможно, но определенные меры предосторожности помогают минимизировать негативные последствия. Своевременное обновление ПО, использование надежных паролей и их безопасное хранение позволит избежать большинства внешних угроз.

Самой частой причиной утечки данных являются собственные сотрудники. Поэтому в первую очередь стоит обезопасить именно этот канал. Стоит добавить в трудовой договор раздел о коммерческой тайне, разработать регламенты и подписывать соглашения о неразглашении данных.

В должностной инструкции должно быть прописано, как работнику обеспечивать безопасность конфиденциальной информации. К ним можно отнести персональные данные других сотрудников, партнеров компании и клиентов. Каждый должен понимать, что лично несет ответственность за сохранность данных, с которыми работает.

Стоит также обучить сотрудников основам информационной безопасности. Необходимый минимум – не скачивать программы, видео, музыку и иллюстрации с сомнительных ресурсов, не переходить по ссылкам от незнакомцев, пришедших на почту, через мессенджеры, избегать использования чужих флешек и т.п.

Контролировать действия сотрудников помогают специальные программы. Базовый вариант – тайм-трекер с расширенными функциями. В идеале – DLP-система, которая фиксирует все коммуникации и пересылку информации в компании.

Чаще всего источником утечки данных к конкурентам становится обиженный сотрудник. Причиной может быть отсутствие повышения по должности и зарплате, личная неприязнь. Поэтому важно поддерживать благоприятный климат внутри коллектива, выстраивать систему мотивации.

Менеджеры должны быть проинструктированы о правилах работы с данными клиентов. Для безопасности нужно использовать специализированные программы для хранения баз данных, таких как CRM-системы. У сотрудников не должно быть доступа к единой базе, а данные о своих клиентах они должны обязательно вносить в систему. Также необходимо утвердить процедуру перехода и закрепления клиентов за другими менеджерами, например, в процессе увольнения сотрудника.

Будет ошибкой полностью отдавать ведение клиента одному сотруднику. Сбор, оценка и хранение ключевой информации о бизнес-процессах, переговоры, маркетинговая стратегия — все это должно быть в руках руководства. Особенно, когда речь идет о ключевых клиентах, которые приносят значительную выручку. Это поможет компании ассоциироваться в первую очередь с брендом, а не конкретным сотрудником.

Источник